By Marina Sousa 
A Universidade de São Paulo (USP) deu um passo significativo em direção à modernização de seus procedimentos administrativos. Reconhecendo o processo de compras como uma atividade estratégica fundamental para o funcionamento da instituição, o Departamento de Administração (DA) da Coordenadoria de Administração Geral da USP promoveu a iniciativa “Dinâmica de Codesign DA”. O objetivo central foi aperfeiçoar a aquisição de bens, contratação de serviços, importações e outras operações essenciais para o desenvolvimento das atividades de ensino, pesquisa, extensão e inovação.
A mobilização envolveu 197 servidores de diversas áreas e unidades da Universidade, que participaram de seis oficinas de ideação. O tema central foi: “Como nós podemos melhorar o processo de compras da USP?”. A proposta visou criar um ambiente estruturado de escuta, colaboração e construção coletiva de soluções, buscando fortalecer a eficiência, a integração institucional e a qualidade dos resultados nos processos de contratação pública.
Codesign: Uma Abordagem Colaborativa para Desafios Complexos
As dinâmicas de codesign são ferramentas que utilizam uma metodologia voltada para a geração e o desenvolvimento colaborativo de ideias, especialmente em face de desafios complexos. Longe de buscar respostas prontas, essa abordagem reúne diferentes perspectivas e experiências para uma compreensão aprofundada dos problemas, identificação de oportunidades e construção participativa de soluções inovadoras. Nas oficinas da USP, servidores, gestores, docentes e profissionais diretamente envolvidos com as compras compartilharam suas vivências, analisaram dificuldades rotineiras e apontaram caminhos para o aprimoramento de procedimentos e serviços.
Inovação Ágil com o InovaUSP
A condução dessas atividades contou com o suporte de especialistas do InovaUSP, que são responsáveis por fomentar o desenvolvimento de soluções para problemas relevantes da sociedade, da ciência e da tecnologia, utilizando abordagens interdisciplinares e colaborativas. A equipe do InovaUSP estruturou e facilitou as dinâmicas de trabalho, aplicando princípios de inovação ágil do método IRIS para estimular a participação e transformar experiências práticas em propostas de melhoria. A coordenação dos encontros foi liderada por Maria Alice Gonzales, com o apoio dos professores André Leme Fleury e Antonio Marques, do InovaUSP, e Herlandí de Souza Andrade, do DA, além de servidores do DA e uma pesquisadora externa.
Sete Eixos para a Transformação
A iniciativa integra o processo de reestruturação organizacional do Departamento de Administração, que busca maior eficiência, padronização e alinhamento com as necessidades da Universidade. Durante as dinâmicas, os participantes, organizados em equipes multidisciplinares, debateram diversas etapas do processo de compras, desde o planejamento e montagem das contratações até a seleção de fornecedores, execução financeira e gestão de contratos. O trabalho colaborativo permitiu a identificação de gargalos e oportunidades de aprimoramento que agora subsidiarão a formação de grupos de trabalho para atuar nos pontos levantados e em futuras ações de modernização.
As oportunidades identificadas foram estruturadas em torno de sete eixos temáticos principais: integração de tecnologia e sistemas, padronização de processos, capacitação e desenvolvimento de pessoas, planejamento e governança institucional, integração e comunicação entre unidades, gestão de recursos humanos e conformidade regulatória. Os desafios transversais, como a resistência institucional à mudança, a limitação de recursos humanos qualificados e a necessidade de integração entre sistemas legados, também foram reconhecidos, demonstrando uma abordagem sistêmica para a modernização.
Cultura de Colaboração e Melhoria Contínua
Para o Departamento de Administração, a “Dinâmica de Codesign DA” representou mais do que uma série de workshops; foi a construção de um espaço permanente de diálogo e colaboração. Este espaço conecta a Administração Central, as unidades e órgãos, e os profissionais que atuam diretamente nas contratações públicas, consolidando uma cultura de melhoria contínua nos processos administrativos da USP. Os participantes valorizaram a troca de experiências e conhecimentos entre as diferentes unidades, que possibilitou compreender diversas perspectivas e construir soluções colaborativas. A integração entre áreas e a interatividade das atividades foram apontadas como fatores cruciais para o surgimento de ideias inovadoras.
A satisfação dos participantes foi notável, especialmente pela oportunidade de expor problemas reais e contribuir para soluções práticas. A percepção de que a alta administração da USP está genuinamente engajada na implementação de melhorias gerou um sentimento coletivo de esperança e motivação para a transformação institucional. Ao estimular a participação coletiva e a inovação baseada em evidências e experiências práticas, a Universidade de São Paulo reforça seu compromisso com uma gestão pública mais eficiente, integrada e preparada para os desafios do presente e do futuro.
Fonte: jornal.usp.br